5 tips voor een efficiënte urenregistratie

Tijd kun je helaas niet stopzetten of terugdraaien, die gaat maar door. Daarom heb je als ondernemer een efficiënte urenregistratie nodig. Met deze vijf tips kun je sneller en beter werken met een hoger rendement op zowel je investeringen als je personeel.

1. Kies voor transparantie

Het is niet prettig werken als de softwareleverancier je beperkt tot één pakket of omgeving. Dan zit je vast aan apps die niet altijd optimaal werken binnen jouw organisatie. Kies liever voor een oplossing die integreert met het ERP- of boekhoudsysteem dat je voorkeur heeft en je in staat stelt om later andere keuzes te maken. Als een bedrijf wil opschalen of fuseren dan is het mogelijk dat er conversie of integratie uitgevoerd moet worden, je wilt dan niet beperkt zijn tot een specifieke leverancier.

2. Alle uren tellen

Werktijd of downtime; tijd stopt niet omdat je even wat anders aan het doen bent. Zorg ervoor dat alle uren te verantwoorden zijn, niet alleen facturabele uren. Net zoals je binnen een financiële administratie alle transacties registreert doe je hetzelfde met uren. Zorg er wel voor dat werknemers niet het gevoel hebben dat er continu iemand over de schouder meekijkt. Een toiletbezoek of lunchpauze is wellicht een gegeven in de statistieken maar niet een onderwerp voor een functioneringsgesprek.

3. Blijf hameren op het belang van urenregistratie

Heb je een werknemer met gouden handjes maar weinig besef van tijd? Soms moet je zelf blijven hameren op werknemers die goed zijn met hamers of ander gereedschap, uren registreren is nou eenmaal niet spannend om te doen. Benadruk het belang van netjes de uren bijhouden en blijf hier op controleren. In plaats van dwingend te zijn kun je beter duidelijk uitleggen waarom dit zo belangrijk is. Om netjes te kunnen factureren, om snel uitbetaald te worden of om de vakantie uren volledig toe te kennen.

4. Maak het laagdrempelig

Het systeem van OutSmart werkt onder andere met standaard smartphones, dit betekent dat werknemers niet met ingewikkelde apparaten voor registratie rond hoeven te lopen. De administratie heeft er weinig werk aan want de uren worden direct in de juiste kolommen verwerkt. Als iedereen in de keten zonder obstakels uren kan bijhouden dan zullen ze ook beter protocollen volgen.

5. Uurtje, factuurtje

Het is een cliché maar het is wel een zakelijke realiteit dat je gemaakte uren ook gewoon moet factureren. De urenregistratie van personeel kan direct gekoppeld worden aan de facturering. Als werkzaamheden zijn afgerond dan kunnen de gemaakte uren worden doorgezet naar de software die facturen genereert. De keten van werk naar factuur kan volledig geautomatiseerd worden, ook een herinnering of aanmaning kun je direct inplannen. Zo wordt de administratie niet alleen efficiënter, de kans op fouten in de keten wordt zo ook geminimaliseerd.

Alles staat of valt met het verzamelen van volledige gegevens die kloppen. Die kun je vervolgens efficiënt verwerken door de juiste tools te gebruiken. Zo werk je slimmer en bereik je meer.